Dưới góc nhìn của một người là cầu nối chính trong giao tiếp, trao đổi thông tin giữa khách hàng và Creative team, một trong những điều vừa thú vị nhưng cũng đầy thử thách với mình chính là quản lý thời gian. Việc này đòi hỏi tính linh hoạt cao và yêu cầu người điều phối phải nhạy bén trong việc cân bằng giữa thời gian và chất lượng công việc. Rất nhiều khách hàng của mình chia sẻ rằng, khi làm việc với các dự án sáng tạo, họ luôn lo lắng về tiến độ bởi rất khó để dự đoán chính xác khi có quá nhiều yếu tố ảnh hưởng.
Điều này dẫn đến câu hỏi: “Vì sao không có một khung thời gian cố định cho các dự án Branding/Packaging?” Thực tế, có rất nhiều yếu tố tác động đến thời gian hoàn thành dự án Branding/Packaging. Vì vậy nguyên tắc của mình là “không hứa” sẽ “làm nhanh nhất có thể.” Thay vào đó, mình chú trọng vào việc thương thảo và xây dựng kỳ vọng về thời gian thực hiện dự án hợp lý ngay từ đầu. Việc dành thời gian chia sẻ với khách hàng những yếu tố thường ảnh hưởng đến thời gian giúp mình và khách hàng cùng nắm rõ lộ trình và có được cách hợp tác phù hợp hơn. Một số yếu tố ảnh hưởng chính về thời gian mà mình thường làm rõ cùng khách hàng như:
- Quy mô của doanh nghiệp: Quy mô và cấu trúc của mỗi doanh nghiệp tạo ra độ phức tạp khác nhau trong việc ra quyết định và triển khai. Chẳng hạn, với một doanh nghiệp lớn, phải qua nhiều tầng phê duyệt, từ phòng ban đến ban giám đốc, thậm chí là hội đồng quản trị, dẫn đến việc cần thêm thời gian cho các bước phê duyệt. Khi làm việc với các brand manager, mình luôn ưu tiên làm rõ các cấp phê duyệt ngay từ đầu để dễ dàng quản lý kỳ vọng và hỗ trợ quy trình sáng tạo diễn ra suôn sẻ.
- Thị trường và phạm vi hoạt động: Phạm vi hoạt động và loại thị trường (toàn cầu, quốc gia, khu vực, hay địa phương) ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ dự án. Tiêu biểu như với các doanh nghiệp hoạt động trên thị trường toàn cầu (Global) sẽ luôn đòi hỏi sự nghiên cứu, phân tích, và điều chỉnh chiến lược để phù hợp với sự đa dạng văn hóa và xu hướng của mỗi khu vực.
- Nghiên cứu (Research): Nghiên cứu luôn là nền tảng trong các dự án branding/packaging. Để xây dựng một thương hiệu thành công, cần thời gian phân tích kỹ lưỡng về ngành hàng, đối thủ và hành vi của khách hàng mục tiêu. Với team mình, yếu tố thẩm mỹ là phần tiếp nối sau cùng, bởi điều cốt lõi của branding là làm sao truyền tải giá trị nội tại của thương hiệu, tạo kết nối cảm xúc sâu sắc với tệp khách hàng của doanh nghiệp. Xa hơn nữa, mục tiêu là giúp doanh nghiệp giải quyết các bài toán kinh doanh và vận hành một cách hiệu quả và bền vững.
- Paperwork và thủ tục: Các thủ tục giấy tờ và hợp đồng có thể kéo dài thời gian, đặc biệt khi phải qua các bước kiểm duyệt từ phòng pháp lý và tài chính, hoặc điều chỉnh điều khoản theo quy định nội bộ. Để quản lý kỳ vọng và quy trình hiệu quả, mình thường đề xuất lịch trình rõ ràng cho các bước ký kết và thanh toán, giúp duy trì tiến độ. Ngoài ra, với các công ty có quy trình phức tạp, mình luôn trao đổi trước về yêu cầu đặc biệt của họ, giúp giảm thời gian trao đổi. Ví dụ, việc thương lượng trước điều khoản thanh toán với một công ty công nghệ lớn đã giúp mình rút ngắn thời gian kiểm duyệt từ 10 ngày xuống còn 5 ngày.
- Khối lượng công việc và phạm vi dự án: Khối lượng và phạm vi của từng dự án ảnh hưởng lớn đến thời gian hoàn thành. Ví dụ, một dự án toàn diện từ chiến lược thương hiệu (brand strategy) đến nhận diện thương hiệu (brand identity) sẽ tốn nhiều thời gian hơn so với dự án chỉ tập trung vào việc xây dựng nhận diện thương hiệu.
Với kinh nghiệm của mình, thay vì cam kết tốc độ, mình hướng đến một lộ trình minh bạch và quản lý kỳ vọng từ đầu. Điều này không chỉ giúp xây dựng niềm tin mà còn tạo môi trường hợp tác hiệu quả, để cả hai bên đều đạt mục tiêu dự án với chất lượng tốt nhất.
Như Trương – ECH Creative