Là một designer, làm việc với khách hàng hẳn nhiên là một phần chính trong công việc của bạn. Một số khách hàng có thể khiến bạn rất vui vẻ khi được làm việc cùng, nhưng một số khác thì lại không. Khi gặp khó khăn với những khách hàng kén chọn, bạn sẽ làm gì? Đôi khi đây là tình huống có thể khiến bạn dở khóc dở cười, dừng lại cũng không được mà tiếp tục cũng không xong.
Dưới đây ECH mách bạn một vài bí quyết nhỏ mà bạn có thể sử dụng để giảm bớt căng thẳng khi làm việc với những khách hàng khó tính. Tất nhiên chúng không giúp bạn giải quyết toàn bộ vấn đề, nhưng chúng sẽ có ích trong việc hạn chế những tình huống tồi tệ có thể xảy ra.
1. Sàng lọc khách hàng tiềm năng thật cẩn thận
Hãy cẩn thận nhận diện những khách hàng khó tính. Trong quá trình trao đổi với họ, hãy chú ý những tín hiệu trong quan điểm cho thấy họ có thể muốn kiểm soát mọi khía cạnh của quá trình và liên tục “lật brief”. Sẵn sàng từ chối hợp tác nếu bạn cảm thấy không phù hợp.
2. Làm việc bằng văn bản
Tranh cãi có thể phát sinh do thiếu thống nhất từ trước về các vấn đề xoay quanh dự án. Do đó, bạn cần thực hiện một hợp đồng trước khi bắt tay vào công việc, trong đó phác thảo những gì bạn sẽ làm. Hợp đồng đó nên bao gồm chi tiết cụ thể về các dịch vụ mà bạn cung cấp và cách bạn thực hiện chúng.
3. Lắng nghe khách hàng
Đôi khi khách hàng cảm thấy tức giận vì họ nghĩ rằng họ không được lắng nghe. Vì vậy sau khi tiếp nhận thông tin từ họ, hãy lặp lại những gì bạn đã nghe, bằng cả lời nói và văn bản rồi xác nhận đó là những gì khách hàng muốn cho sản phẩm cuối cùng.
4. Cụ thể hóa mọi thứ
Cố gắng nắm bắt mọi chi tiết cụ thể về những gì khách hàng muốn và không muốn. Nếu bạn chỉ nhận được những yêu cầu mơ hồ, hãy đặt thêm câu hỏi và giải thích cho khách hàng hiểu tầm quan trọng của việc bạn hiểu được chính xác những gì họ muốn. Bạn có thể cung cấp các ví dụ và bản làm thử cho họ.
5. Phản hồi nhanh chóng
Khi có mâu thuẫn với khách hàng, việc phớt lờ họ hoặc cố tình mất nhiều thời gian để phản hồi chắc chắn sẽ khiến tình hình trở nên tồi tệ hơn. Liên hệ lại với họ càng sớm càng tốt và cố gắng giải quyết bất kỳ vấn đề nào đang xảy ra mới là cách để nhanh chóng đạt hiệu quả và hoàn thành công việc.
6. Ngừng hợp tác sau dự án nếu cần
Với những khách hàng khiến bạn không thể chịu đựng được, đừng ngại ngừng hợp tác với họ sau khi hoàn thành dự án. Tất nhiên, bạn cần hoàn thành các nghĩa vụ của hợp đồng, nhưng bạn không cần phải tiếp tục làm việc với họ ngoài phạm vi những thỏa thuận đó.
Kết luận
Bởi tính chất công việc của mình, designer thường xuyên phải trao đổi với nhiều khách hàng khác nhau. Dĩ nhiên mong muốn, nhu cầu, phong cách làm việc và quan điểm kinh doanh của các khách hàng đó cũng riêng biệt. ECH khuyên bạn nên nằm lòng 06 bí quyết đã được đề cập trên đây và áp dụng trong mọi dự án thực hiện với khách hàng. Bằng cách này, bạn sẽ hạn chế được nhiều tình huống không mong muốn xảy ra và đảm bảo quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ nhất có thể.